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  规章制度
 

 
中国大唐集团公司档案管理办法(试行)和中国大唐集团公司文件材料归档范围(试行)

关于印发《中国大唐集团公司档案

管理办法(试行)》的通知

集团公司各分支机构,系统各单位,本部各部门:

为使集团公司档案管理工作规范化、制度化,现将《中国大唐集团公司档案管理办法(试行)》和《中国大唐集团公司文件材料归档范围(试行)》印发给你们,请遵照执行。

附件:1.中国大唐集团公司档案管理办法(试行)

2.中国大唐集团公司文件材料归档范围(试行)

二ОО三年九月二十四日

主题词:集团公司档案 管理 办法 通知

中国大唐集团公司总经理工作部 2003年9月26印发

附件1

中国大唐集团公司档案管理办法(试行)

第一章

第一条 为加强中国大唐集团公司(以下简称集团公司)档案工作建设,进一步提高档案的管理水平,更好地为集团公司的发展和经营管理服务,根据《中华人民共和国档案法》,国家档案局、国家经委和国家计委联合颁发的《企业档案管理规定》等有关企业档案工作的规定,制定本办法。

第二条 档案工作是管理工作的组成部分,是维护集团公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项专业技术工作。

第三条 集团公司的档案,是指集团公司在生产、经营和管理各项活动中形成的对国家、社会和企业具有利用和保存价值的各种文件材料(包括不同的载体形式)。

第四条 档案工作坚持集中统一的管理原则。

第五条 本办法适用于集团公司本部和系统各单位(含各分支机构,下同)。

第二章 档案管理体制

第六条 档案管理工作涉及生产、经营、建设等各项活动,涉及党、政、群各个部门,各单位应将档案工作列入企业发展规划和年度工作计划,制定企业档案发展规划和年度计划,并确定一名单位领导分管档案工作。

第七条 集团公司本部在总经理工作部综合处设置档案资料室,配备档案管理专职人员,负责协调、组织、管理集团公司本部档案工作和对系统各单位档案管理进行业务指导。系统各单位要成立相应的档案管理工作机构,并配备专(兼)职档案人员。

第八条 各单位在业务部门要配备兼职档案工作人员,负责本部门形成的应归档文件材料的积累、整理和归档工作。

第九条 各级档案工作人员应认真贯彻国家档案工作法律、法规,健全企业档案工作各项规章制度。遵纪守法,忠于职守,具备相应的档案专业知识和业务能力,熟悉和了解企业的各项管理活动。

第十条 档案部门的主要负责人应具备中级及以上专业技术职务的水平和工作能力。

第十一条 档案管理人员享受专业技术管理人员待遇,按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。

第三章 文件材料的形成和归档

第十二条 各单位文件材料的形成、积累,应纳入到生产、经营、科研及基建等各项活动的工作计划和管理程序;纳入到各部门的职责范围和有关人员的职责中。

第十三条 凡在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须定期向档案部门归档,任何部门和个人不得据为己有。

第十四条 对归档文件材料的基本要求

(一)归档的文件材料必须完整、系统、准确,各项签字手续完备;

(二)归档的文件材料应为原件;

(三)重要的电子文件,应另外形成纸质文件材料归档保存。

归档的文件材料如不符合上述要求,档案室有权要求有关人员进行重新整理和补充。

第十五条 对归档文件的质量要求

(一)归档文件应全面系统地反映本单位的历史面貌;

(二)一份文件、一个事由其内容完整无缺,已破损的文件予以托被、修复;

(三)应永久、长期保存的文件,如用易于褪变材料书写的,要予以复制,复制件附于原件后一并归档;

(四)整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等要符合档案保护要求。

第十六条 归档工作要求

(一)各单位在各项管理工作中形成的文件材料,须在次年四月份之前,将应归档的文件材料向本单位档案室归档(也可根据本单位的实际情况实行随办随归档);

(二)基建工程或其他技术项目,在任务完成后或告一段落时,将应归档的文件材料向档案室归档;

(三)科技成果鉴定、基建工程验收必须有档案部门参加,文件材料不完整、不准确、不系统的,不能通过鉴定、验收;

(四)新购重要设备仪器(含进口)到货,有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料,并及时归档;

(五)工作人员因公外出参观学习、考察及参加各种会议的文件材料,应按照文件归档范围的要求向档案室归档。

第十七条 各类文件材料归档份数一般为一式一份,重要的、利用频繁的和有专门需要的可视需要程度适当增加份数。

第十八条 各档案部门要对本单位各部(处、室)文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督。

第四章 文书归档文件材料的整理方法

第十九条 本章所称归档文件专指文书归档文件。

(一)归档文件:本单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

(二)件:归档文件整理的单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,签报及有领导批示或有处理结果的文件处理单为一件,正文与附件为一件,转发文与被转发文为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,动态信息、简报等材料一期为一件,来文与复文可为一件。

(三)归档文件整理:将归档文件进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之成为有序化的过程。

第二十条 整理方法

(一)分类: 将归档文件按某些特征分别归类。归档文件的分类按照年度、机构(问题)、保管期限进行分类,并保持分类方案的稳定。凡内设机构比较健全、职责分工比较明确的, 采用年度──机构──保管期限分类法;内设机构比较简单或职能交叉不便于按机构分类的,采用年度──问题──保管期限分类法。

一个全宗内应采用统一的分类方案。

按年度分类:将归档文件按其形成的年度分类。对计划、总结、统计等归入文件签发的年度; 请示与批复等来往文件, 归入文件的批复(有结果)年度;跨年度形成的文件材料,如专项工作、专案、多年的统计表,归入事项的办结年度;会议文件归入闭幕年度。

按机构分类:将归档文件按其形成或承办的机构分类。涉及部门形成的归档文件, 归入承办部门或综合部门。

按问题分类:将归档文件按其内容所反映的问题进行分类,依据电力企业档案分类规则设置类目。

按保管期限分类:将归档文件按划定的保管期限分类。

(二)排列:归档文件以件为单位, 按照事由结合时间、重要程度排列。在一份文件中, 正本在前, 定稿在后;正文在前, 附件在后;原件在前, 复制件在后;转发文在前, 被转发件在后;不同文字的文本,无特殊规定的, 中文本在前, 其他文本在后。会议文件、统计报表、刊物、简报、处理信访及审计、纪检监察案件形成的材料要分别集中排列。

(三)装订:归档文件要按件装订。采用左侧装订的, 应将左、下侧对齐; 采用左上角装订的, 应将左、上侧对齐。

(四)编号:归档文件要逐件编号, 在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容, 文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸,填写文件题名后加盖归档章。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、类别、页数等项。

1.全宗号: 集团公司给立档编制的代号。

2.年度: 文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年, 2003

3.保管期限: 归档文件保管期限的简称或代码。即永久、长期、短期。

4.类别: 作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。

5.件号: 归档文件的排列顺序号。在同一年度、同一类别内, 按保管期限分别从“1”开始编制顺序号。

6.页数: 每一份归档文件的页数。

(五)编目:归档文件依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录。

1.归档文件应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数等项目。多家单位联合发文的,只对本单位的编目, 无本单位的只对第一责任者编目。

1)件号:填写归档文件的排列顺序号。

2)责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

3题名文件标题。没有题名或题名不能客观反映文件内容的,要自拟题名, 题名字数不宜超过50个字, 自拟题名外加[]”号。会议记录须重拟题名时, 应写明会议的时间和主要内容

4日期: 文件的成文期。以八位阿拉伯数字标注年月日,“月”“日”是一位数的在一位数前面加“0,如19990802”。

5页数: 登记每一件归档文件的实际页数。文件中有图文的页面为一页, 空白页不计

6备注: 注释文件需要说明的情况。

2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A4 297mm×210mm〈长×宽〉。

3归档文件目录按年度装订成册, 并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度等项目。全宗名称即立档的名称, 应使用全称或规范化简称。归档文件目录要编制目录索引, 置于目录前面, 其内容包括: 类别、保管期限、起止件号、所在页数、备注等项。

(六)装盒将归档文件按件号顺序装入档案盒并填写档案盒封面、盒脊等项目。

1档案盒: 外形尺寸为310mm×220mm〈长×宽〉, 盒脊厚度可以根据需要分别设置为20mm30mm40mm

2档案盒盒脊设置全宗名称(选择项)、全宗号、年度、保管、期限、类别、起止件号、盒号。起止件号填写盒内第一件文件和最后一文件的件号, 中间用“─”号连接。盒号为档案盒的排列顺序号

3档案盒采用337以上无酸纸制作

(七)归档文件整理说明:归档文件整理完毕, 应按年度填写年度归档文件整理说明。主要说明分类方案、年度归档文件的总数量、不同类别与保管期限归档文件的数量, 该年度归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况, 并填写各类归档文件的整理人、检查人。年度归档文件整理说明填写完毕后置于归档文件目录册封面后, 同时放入全宗盒中。

1整理人:负责整理归档文件的人员姓名。

2检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

第五章 档案的分类管理

第二十一条 选择对归档文件材料进行系统整理的分类方法,要符合国家有关标准和规范的要求。集团公司本部按照年度——机构——保管期限的分类方法进行分类;集团公司系统各单位依据《电力工业企业分类规则》进行分类。声像、照片或其他非纸质载体形式的档案,可采用与纸质档案统一分类编号的办法。

第二十二条 各单位在各级推进档案工作现代化的同时,将文书档案实施国家档案局的《归档文件整理规则》(DA/T222000)。

第二十三条 在工作中形成的电子文件,各单位根据实际情况做好归档和统一管理。

第二十四条 档案的编目与编制检索工具

(一)各单位编制档案总目录、档案分类目录、文图目录和专题目录。

(二)各单位根据实际需要编制检索工具,并进行档案著录工作,著录方法按照《档案著录规则》(行业标准DA/T181999)执行。

第六章 档案保管

第二十五条 接收档案要认真验收并办理交接手续。

第二十六条 存放档案要有专用柜,排架方法要科学和便于利用。

第二十七条 已经归档的文件材料不得修改,底图除外。修改后的底图入库要认真检查其修改、补充情况,底图存放以平放为宜。

第二十八条 存放胶片、照片、磁带等要用特制的硫酸纸底片袋、密封盒和影集等,按编号顺序排列在胶片柜内。胶片库房应设置在没有有害气体和物理性污染的地段。有条件的,对有不同保管要求的档案材料要分别保管。

第二十九条 要定期进行库藏档案的清理、核对工作,做到账、物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修复。库藏档案因移交、作废、遗失等注销账卡时,要查明原因并保存记录。

第三十条 档案库房的一般要求

库存档案必须有专门的库房,并且具有良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施;档案库房温度、湿度要符合国家有关的规定要求。

第七章 图纸的修改、补充

第三十一条 各单位要建立图纸的修改、补充制度,具体要求如下:

(一)修改已归档的图纸要有本单位主管领导签批的通知单;

(二)修改内容较少时,可直接在图面“杠改”或“刮改”,并在修改处标注“修改标记”及在备考表中说明;

(三)修改内容较多时应另出新图代替原图纸作废,图纸列入原图纸目录,并注明所代替的原图图号和在备考表中说明,废的图纸应注明新图的编号,根据需要另行保管;

(四)已归档图纸作废并由新图代替时,应重新编制保管,并且注明原保管编号和在备考表中说明;管作废图纸标注新保管的编号后,根据需要另行保管。

第八章 档案鉴定与销毁

第三十二条 档案保管期限分永久、长期(1650年)和短期(15年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:

(一)有长远利用价值的档案应永久保存;

(二)在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;

(三)凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。

第三十三条 保管期限的日常鉴定工作由各档案室负责,对新入库的档案应正确划分保管期限。

第三十四条 库存档案的定期鉴定由鉴定小组进行,鉴定间隔时间由各单位根据实际确定。

各单位成立由主管领导、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定小组,负责定期组织库存档案的鉴定工作。对已到保管期限和超过保管期限的档案进行直接鉴定,写出鉴定报告,在保管备考表中注明鉴定意见,由小组负责人签名,并注明鉴定日期。

第三十五条 销毁档案必须严格、严肃、慎重。销毁前要编制清册,提出销毁报告,经主管领导审批后方可销毁。销毁档案时要严格执行保密规定,销毁清册要永久保存。

第九章 档案统计

第三十六条 档案统计主要包括档案管理基本情况统计、档案的数量统计、档案提供利用及利用效果的统计等,各单位档案统计结果应在次年四月份以前向集团公司上报。

第三十七条 档案统计应以原始记录为依据,统计数据应做到准确可靠。

第十章 档案管理现代化

第三十八条 档案管理现代化是实现现代化管理的组成部分,应列入各单位现代化管理整体计划,统筹考虑,同步发展。

第三十九条 各级档案管理部门要借鉴现代管理方法,逐步应用以电子计算机为主,包括先进的监控装置、通信设施和办公自动化等在内的现代化管理手段。在有条件的情况下,由集团公司开发并推荐较成熟的档案管理软件,使档案管理系统标准规范,避免档案信息资源重复开发,为今后系统内联网和信息资源共享奠定基础。

第十一章 档案的借阅、开发和利用

第四十条 各级档案管理部门应根据本单位的中心工作和档案的库存情况,积极开展档案信息的编研和开发工作,更好地利用档案信息资源,以满足本单位生产、经营、管理和发展的需要。

第四十一条 各单位应建立档案借阅制度,根据档案的机密程度,确定不同的利用范围,规定不同的审批手续。

第四十二条 查考、借阅档案,均需办理登记手续,爱护档案,不得折叠、拆卷、随意更改和涂写。如发现损坏、丢失和泄密,应追究当事者责任。

第四十三条 工作人员调动、离退休时,必须向档案室交还所借阅的档案。

第十二章 档案的移交

第四十四条 单位撤销或合并时必须将本单位的全部档案进行认真整理,妥善保管,不得分散,并按下列办法进行处理:

(一)被撤销划归几个单位的,其档案材料不得分散,可由其中一个单位代管或由原主管单位代管;

(二)一个单位并入另一个单位或几个单位合并为一个新单位的,其档案材料应移交给合并后的单位代管;

(三)一个单位改变了领导关系,在其工作活动中形成的全部档案仍属原来的卷宗,实行集中统一管理。

第四十五条 各种临时机构撤销时,其档案应向有关的原主管单位移交。

第十三章 档案管理奖惩

第四十六条 各单位对在档案工作中做出突出贡献的人员应给予表彰和奖励。

第四十七条 各单位应建立档案工作责任追究制度,对于因工作失误或工作人员失职,使档案材料或档案管理工作遭受损害、损失的直接责任人给予批评和处分。后果严重的,追究负责人的领导责任。

第十四章

第四十八条 各单位人事档案管理按照中共中央组织部的有关规定执行。

第四十九条 各单位会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》的有关规定执行。

第五十条 本办法由集团公司总经理工作部负责解释。

第五十一条 本办法自发布之日起施行。

附件2

中国大唐集团公司文件材料

归档范围(试行)

为了完整、系统地保存集团公司系统本部、各分支机构和系统各单位在工作活动中形成的公文、电报、簿册、图表、书信、大事记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体的档案,提高归档文件材料的质量,以适应领导决策科学化和各项工作的需要,为积累门类齐全、结构合理的档案史料,确定本范围。

一、归档的文件材料的范围:凡是反映集团公司工作活动,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围

(一)上级单位的文件材料:

1.上级单位召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料;

2.上级单位颁发的属于主管业务并执行的文件,以及普发的、非本单位或本部门主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;

3.党和国家领导、上级领导对工作的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像等材料;

4.代上级单位草拟并被采用的文件的最后草稿和印本;

5.上级单位转发的文件(包括报纸、刊物转载);

6.人大代表、政协委员等针对工作的建议、议案等材料。

(二)本单位的文件材料:

1.本单位党组会议、办公会议及专业会议记录、纪要的文件材料,召开的工作会议和专业会议材料;

2.本单位颁发的(包括转发及与其他联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿,重要文件的修改稿;

3.本单位的签报(请示)与上级机关的批复文件,下级的签报(请示)与本单位的批复文件;

4.本单位及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告;

5.本单位反映业务活动和科学技术管理的专业文件材料;

6.本单位检查下级工作、调查研究形成的重要文件材料;

7.本单位或本单位汇总系统各单位的统计报表和统计分析资料(包括多媒体);

8.本单位形成的财务报表、凭证、帐簿、审计、监察等文件材料;

9.本单位党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;

10.内容重要的人民来信、来访材料,领导的指示和调查所形成的报告、材料;

11.领导在公务活动中所形成的重要信件、电报、电话记录,从外单位带回的与本单位有关的未经秘书处理登记的文件材料;

12.本单位及本单位批准的有关区域变化、解决有关纠纷、征用土地以及基本建设工程施工、竣工文件材料,直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料;

13.本单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料;

14.本单位制定的工作条例、章程、制度等材料;

15.本单位的历史沿革、大事记、年鉴,反映重要活动事件的简报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;

16.本单位(包括上报和下批)干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任,党员、团员、职工名册、报表,纪律检查,职工录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、转业、评残、抚恤、死亡等工作及职工奖惩等文件材料;

17.本单位及办理的干部的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根;

18.本单位财产、物资等交换的凭证、清册;

19.本单位编印的情况反映、简报等刊物的定稿和印本,编辑出版的定稿、样本;

20.本单位与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料;

21.本单位与外国机构、公司签订的协议、合同、备忘录和参加国际会议的有关文件及本单位外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等;

22.各种普查工作中形成的文件材料;

23.按有关规定应归档的死亡职工档案资料。

(三)同级单位和非隶属单位的文件材料:

1.同级单位和非隶属单位颁发的非主管业务但需要执行的法规性文件;

2.有关业务部门对本单位工作检查形成的重要文件;

3.同级单位和非隶属单位与本单位联系、协商工作的重要来往文件。

(四)下级单位的文件材料:

1.下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等;

2.下级单位报送的重要文件材料;

3.下级单位报送的法规性备案文件。

(五)其他文件材料。

二、不归档文件材料的范围:

(一)上级单位的文件材料:

1.上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件,普发供参阅、不办的文件材料;

2.上级单位发来供工作参考的抄件;

3.上级单位征求意见的未定稿文件。

(二)本单位的文件材料:

1.重份文件;

2.无查考利用价值的事务性、临时性文件;

3.未经会议讨论、领导审阅、签发和未生效的文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件,定稿除外),打印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);

4.从正式文件、电子邮件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;

5.无特殊保存价值的信封或信件,一般性表态,询问一般性问题,提出一般性建议或意见的人民来信;

6.各部门互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等;

7.本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料;

8.为参考目的从各方面收集的文件材料。

(三)同级单位和非隶属单位的文件材料:

1.参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料;

2.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。

(四)下级单位的文件材料:

1.下级单位送来参阅的简报、情况反映,不应抄报或不必备案的文件材料;

2.越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料;

3.下级单位抄报备案的一般性文件材料。